Por 06-09-2016

7 maneiras para tornar sua rotina imobiliária altamente produtiva

7 maneiras para tornar sua rotina imobiliária altamente produtiva

Atuando como corretor e depois como gestor, muitas vezes eu sentia dificuldade em explicar às pessoas mais próximas sobre a complexidade de todas as tarefas que faziam parte da minha rotina imobiliária.

Organizar escala, distribuir contatos para corretores, acompanhar o trabalho de follow up, agendamentos com clientes, reuniões de equipe ou com a diretoria, meetings de lançamentos, orientar corretores, conferir documentos de clientes para encaminhar ao departamento jurídico, tudo isso, além de conferir e responder e-mails e mensagens estão entre as tarefas que constituem boa parte da rotina imobiliária de um gestor.

E mesmo atingindo a maioria dos resultados e metas, não era incomum chegar ao final do dia com a sensação ruim de improdutividade por não ter terminado todos os trabalhos e, no dia seguinte, começaria tudo novamente.

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Para não voltar todos os dias para casa com esta sensação, eu adotei um padrão de hábitos para melhorar a minha rotina imobiliária, um método de trabalho que vai além dos softwares de produtividade integrados ao seu smartphone, pois, é feito pelo próprio gestor  e depende só de sua disciplina para apresentar resultados rapidamente.

1. Planeje o seu dia antes de começar a trabalhar

Por mais óbvio que pareça, planejar o seu dia segundo o vencimento de prazos e reuniões pré agendadas já é um bom começo para ter uma rotina mais produtiva. Muitos gestores não fazem isso e saem de casa aguardando que o dia o surpreenda. E estas surpresas vão desde corretores que pedem ajuda para ir visitar um cliente ou um incorporador que precisa de atenção de última hora.

Situações como esta minam o seu tempo e diminuem a sua produtividade. Em contrapartida, sair de casa com um plano pré estabelecido permitirá saber quais compromissos você deve cumprir. Avisar a sua equipe de sua agenda também será muito útil para que você só seja solicitado quando realmente for necessário.

2. Foque em uma coisa de cada vez

Cobrar a assinatura de contrato da venda do final de semana, entrevistar novos candidatos para ingressar em sua equipe, preparar a previsão de vendas para a reunião com o diretor de vendas, etc. Você não irá conseguir terminar nenhuma destas tarefas se não focar em uma delas de cada vez. Evite fazer tudo ao mesmo tempo e exercite o hábito de só começar uma nova tarefa depois de terminar a anterior. É difícil, a rotina imobiliária é dinâmica, mas com dedicação você conseguirá e será conhecido por ser um gestor disciplinado.

3. Termine o mais importante primeiro

Qual a tarefa mais importante do dia? Ir ao cartório e solicitar uma matrícula atualizada? Uma palestra que tomará toda a sua manhã explicando a futuros corretores o porque eles devem trabalhar na sua equipe? Qualquer que seja a tarefa mais importante do seu dia, ela deverá ser colocada em primeiro lugar, pois, é provavelmente a que te tomará mais tempo também.

4. Crie uma ‘to-do list’ do que não fazer

O cotidiano te rouba tempo? Quais pequenas tarefas somadas contribuem para que você volte para a casa com a sua produtividade em baixa? Seja quais foram os seus ladrões de tempo, você deverá listá-los e evitá-los até conseguir eliminá-los completamente. É um dos principais exercícios que um gestor pode fazer em nome de sua busca por resultados.

Diminuir um cigarro ou ir uma vez menos a padaria podem fazer parte da lista de coisas que tomam uma pequena parte do seu tempo, mas que somados, levam boa parte do seu dia.

5. Divida grandes trabalhos em pequenas tarefas

É praticamente impossível para um gestor imobiliário dispor de um dia inteiro de trabalho para dedicar-se a um único projeto. São tantas interrupções que ele terá que fazer que será impossível manter a concentração se estiver se dedicando a criar uma pauta de reunião, por exemplo. Por isso, quando tiver um projeto que mereça uma grande atenção e muito tempo dedicado a ele, divida o mesmo em pequenas e médias tarefas. Será mais fácil atingir o objetivo assim do que se precisar fazê-lo de uma só vez.

6. Separe um tempo limite para cada tarefa

As tarefas simples, muitas vezes levam mais tempo para serem realizadas do que o planejado. Você sabe que é muito fácil e rápido fazer a escala da sua equipe, preparar uma simulação ou aquele estudo sobre o valor de metro quadrado em determinada região serão sempre deixados para depois, afinal, você, gestor experiente que é, em poucos minutos irá conseguir finalizar.

O problema é que estas pequenas tarefas se acumulam e acabam ou te tomando tempo, ou passando a sua equipe a figura de gestor enrolado, que prometeu fazer e deixou para depois.

Quando chegar até você uma tarefa simples, realize-a o quanto antes e determine quanto tempo você levará para isso, seja em minutos ou horas, mas não deixe acumular, nem ultrapasse o tempo determinado. Vai perceber que se fizer isso, vai sobrar mais tempo para os trabalhos mais difíceis que precisam de sua concentração.

7. Tenha sempre em mente a visão macro do seu trabalho

Mesmo que você precise quebrar seus trabalhos em tarefas pequenas ou que precise determinar tempo para cada etapa do seu dia em nome da produtividade, você não pode perder de vista todo o seu projeto como gestor.

Saber onde você quer chegar como gestor ou quanto sua equipe deverá atingir em volume de vendas ou em unidades vendidas são informações importantes. E nenhuma tarefa diária deverá ser capaz de tirar sua visão sobre o seu objetivo final, pelo contrário, melhorar a sua produtividade deve ser visto como uma parte importante de sua estratégia para atingir suas metas e de sua equipe.

Estas foram as práticas que adotei na minha gestão para melhorar a minha produtividade e rotina imobiliária. Você tem alguma outra prática diferente ou ação que se adotada pode ajudar a melhor o trabalho de gestores? Compartilhe conosco.

Um abraço, Denis Levati.

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Denis Levati

Profissional do mercado imobiliário com experiência em implantação de atendimento online, especialista em otimização de resultados de anúncios e campanhas digitais e editor do blog Beview.

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